Pasjonatka biznesu, zarządzania i nowych technologii. Jeżeli chcesz o coś Cię zainteresowało, chcesz doprecyzować, masz pytania albo wątpliwości – zapraszam do kontaktu

info@welovebusiness.pl 

Blog

Jak rozumieć zasadę Pareto? Reguła 80/20

zasada pareto

W 1906 roku, włoski ekonomista Vilfredo Pareto stworzył matematyczną formułę, opisującą nierównomierną dystrybucję bogactwa. Zaobserwował, że 20% ludzi posiada 80% zasobów. W latach czterdziestych, dr Joseph Juran regułę 80/20 nazwał regułą Pareto. Zarówno reguła, jak i całe podejście jest narzędziem, które może wspierać zarówno ustalanie priorytetów jak i całościowe zarządzanie pracą.

Co to znaczy?

Zasada 80/20 oznacza, że w każdej sytuacji 20% wysiłków daje 80% efektów. W badaniach Pareto wykazał, że 20% ludzi posiada 80% zasobów (majątku, pieniędzy).  W kolejnych badaniach, Juran stwierdził, że 20% wad powoduje 80% problemów. Każdy manager powinien wiedzieć, że 20% jego pracy konsumuje 80% czasu i zasobów.

Inne przykłady zastosowania reguły Pareto:

  • 80% zysków przynosi 20% klientów,
  • 80% skarg pochodzi od 20% klientów,
  • 20% współpracowników finansuje przedsiębiorstwo w 80%,
  • 20% pomysłów generuje 80% ruchu na blogu.

Można by wymyślić niezliczoną liczbę podobnych przykładów na zastosowanie tej zasady, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Najczęściej jednak odwołujemy się do zasady Pareto bez szczegółowych danych matematycznych. Jest to pewnego rodzaju uogólnienie, natomiast zostało potwierdzone w wielu dotychczasowych badaniach. Coś w tym jednak musi być.

7 obszarów, w których może pomóc Ci zasada Pareto

Jeżeli przejrzysz swoją listę „to do”, stwierdzisz z pewnością, że kilka zadań jest naprawdę ważnych. Pamiętaj, że skupiając się na 80% z nich, osiągniesz tylko 20% efektów. Jeżeli to możliwe, skup się na kilku, większych, które dadzą znacznie lepsze rezultaty. Może nie wyczyścisz szybciej swojej listy ale będziesz mieć szansę poćwiczyć ustalanie priorytetów.

W szacowaniu ryzyka przyszłego projektu, nie każdy element ma takie samo znaczenie. Wybierz obszary o największym potencjale ryzyka i skup się na nich. Monitoruj te aspekty na bieżąco a także planuj działania by im zapobiec. Nie ignoruj pozostałych ale podziel swoje zaangażowanie proporcjonalnie na każdy problem.

Jako osoba odpowiadająca za sprzedaż, nie zapominaj, że 20% klientów daje Ci 80% wyników. Zrozumienie profilu i ustalenie cech wspólnych dla tej grupy może umożliwić Ci poprawę efektywności.

Regularna analiza może być kluczowa z punktu widzenia zarządzających przedsiębiorstwem – 80% Twoich klientów, generuje 20% projektów. Zweryfikuj możliwości koncentracji na grupie, która poprawia wyniki. Niektórzy managerowie i firmy aktywnie weryfikują co kilka lat listy swoich klientów i proponują odpowiednie zmiany w zakresie zasad współpracy a jeżeli negocjacje się nie powiodą, nawet jej zakończenie.

Jeżeli pracujesz w obsłudze klienta lub call center, zasada 80/20 polega na tym, że 80% Twoich pracowników obsługuje zapytania dotyczące 20% ofert lub 20% ogólnej liczby klientów. W przypadku ofert generujących większość połączeń, skoncentruj się na przyczynach. Zidentyfikuj problemy jakościowe lub związane z dokumentacją i podejmij działania korygujące. W przypadku klientów, którzy generują wiele zgłoszeń, staraj się znaleźć odpowiednie rozwiązania generalne (np. zmiana sposobu prowadzenia rozmów).

Przedsiębiorcy i niezależni specjaliści powinni oceniać własne obciążenie pracą i weryfikować, czy ich czas jest odpowiednio podzielony. Zajmowanie się małymi zadaniami, które można delegować nie ma sensu. Zwróć uwagę na czynności administracyjne. Z reguły można je przekazać innej osobie.

Dokonując oceny własnych osiągnięć w połowie roku, skoncentruj się na kilku punktach i działaniach, które są najważniejsze dla Twojego rozwoju lub sukcesu. Podobnie, jak z listą zadań, nie wszystkie mają ten sam priorytet i dadzą podobne efekty.

Praktyczne ograniczenia zasady Pareto

Zasada Pareto ma oczywiście wiele zastosowań w codziennej pracy i życiu osobistym. Istnieją jednak możliwości nieprawidłowego zastosowania tego narzędzia i popełnienie przez to poważnych błędów.

Kiedy w Twoim zespole, 20% osób przynosi 80% wyników nie oznacza, że nic nie da się  z tym zrobić. Pamiętaj, że manager odpowiada za zwiększenie wyników zespołu i rozwijanie umiejętności u osób, które radzą sobie z niektórymi kwestiami gorzej. Często jest to wyłącznie brak praktyki. Natomiast, jeżeli ktoś zupełnie nie ma predyspozycji, wiedzy ani umiejętności zastanów się, czy taka współpraca ma uzasadnienie biznesowe.

Chociaż 20% czasu zainwestowanego w projekt poprzez jego planowanie i realizacje może generować większość wyników lub postępów, nie możesz pozwolić sobie na ignorowanie szczegółów.

Zasada Pareto lub reguła 80/20 są przydatnym konstruktem przy analizowaniu naszych wysiłków i rezultatów. Ma wielką wartość, ponieważ jest bardzo prostym narzędziem, które może zastosować każdy. Wyznacza ramy analityczne dla sytuacji problemowych. Używaj go ale nie uznawaj za pewnik. Pamiętaj również, że w analizach może wystąpić błąd.

Praktyczne ograniczenia zasady Pareto

Zasada Pareto ma oczywiście wiele zastosowań w codziennej pracy i życiu osobistym. Istnieją jednak możliwości nieprawidłowego zastosowania tego narzędzia i popełnienie przez to poważnych błędów.

Kiedy w Twoim zespole, 20% osób przynosi 80% wyników nie oznacza, że nic nie da się  z tym zrobić. Pamiętaj, że manager odpowiada za zwiększenie wyników zespołu i rozwijanie umiejętności u osób, które radzą sobie z niektórymi kwestiami gorzej. Często jest to wyłącznie brak praktyki. Natomiast, jeżeli ktoś zupełnie nie ma predyspozycji, wiedzy ani umiejętności zastanów się, czy taka współpraca ma uzasadnienie biznesowe.

Chociaż 20% czasu zainwestowanego w projekt poprzez jego planowanie i realizacje może generować większość wyników lub postępów, nie możesz pozwolić sobie na ignorowanie szczegółów.

Zasada Pareto lub reguła 80/20 są przydatnym konstruktem przy analizowaniu naszych wysiłków i rezultatów. Ma wielką wartość, ponieważ jest bardzo prostym narzędziem, które może zastosować każdy. Wyznacza ramy analityczne dla sytuacji problemowych. Używaj go ale nie uznawaj za pewnik. Pamiętaj również, że w analizach może wystąpić błąd.

Opublikuj komentarz